Privacy-statement
Privacystatement Stichting de Gruitpoort
laatst gewijzigd op 24-5-2018
1 Persoonsgegevens ten behoeve van overeenkomsten
Gruitpoort verzamelt en gebruikt persoonsgegevens voor zover deze nodig zijn voor de uitvoering van overeenkomsten. U bezoekt onze website zonder dat wij daarover gegevens verzamelen, tenzij u een contactformulier invult, nieuwsbriefaanmelding doet of inlogt in de kaartverkoopomgeving. Kaarten kopen voor losse voorstellingen zonder achterlating van persoonsgegevens kan aan de kassa in de Gruitpoort. De kassa is (met uitzondering van periodieke sluitingen) in ieder geval open tijdens kantoortijden en vanaf een uur voor aanvang van voorstellingen. Voor online kaartverkoop hebben wij uw e-mailadres en een tenaamstelling nodig om de kaarten toe te sturen, daarnaast ontvangen wij van onze betaalpartner informatie over de betaalstatus (inclusief tenaamstelling en de gebruikte bankrekening). Voor cursussen en andere abonnementsvormen, verhuren en andere op maat gemaakte overeenkomsten vragen wij NAW-gegevens, indien nodig bankgegevens en indien u via incasso betaalt een incassomachtiging. Klanten ontvangen indien nodig en mogelijk servicemails over praktische zaken rondom de evenementen en lessen ((gewijzigde) start, voorbereiding, uitval wegens ziekte of technisch falen, andere calamiteiten etc.) Per account en/of relatie worden aankopen gedaan op dat account verzameld. Als onderdeel van de continuering van onze diensten (en daarmee noodzakelijk voor het blijvend uitvoeren van onze diensten) behouden wij ons het recht voor u maximaal 2 keer in een periode van maximaal 2 jaar via e-mail dan wel op het postadres (voor zover bij ons bekend) op de hoogte te brengen van gelijkwaardig aanbod van de Gruitpoort.
2 Theaterpassepartout
Personen met een zogenaamd Theaterpassepartout ontvangen naast bovenstaande contactmomenten, indien het e-mailadres daartoe ter beschikking is gesteld, steeds ongeveer 2 weken voor elke theatervoorstelling (tot 10 maal per abonnementsperiode) een servicemail met informatie over de aankomende voorstelling(en).
3 Passen, E-tickets en curcuslijsten
Bij het scannen van Gruitpoort- en Volksuniversiteit Achterhoekpassen aan de kassa’s voor de uitvoering van aangekochte kortingsarrangementen is de tenaamstelling van de pashouder en de geldigheidsduur van het abonnement/arrangement zichtbaar voor de aanwezige kassamedewerker. Dit kunnen naast betaalde medewerkers ook vrijwillige medewerkers of stagiaires zijn die onder contract staan bij de Gruitpoort. E-tickets worden aan de zaaldeur verzameld door (vrijwillige) medewerkers en steekproefsgewijs vergeleken door de aangewezen Gruitpoortmedewerkers met de in het kassasysteem beschikbare transacties. Bij cursussen heeft de docent de beschikking over een lijst met namen van cursisten ter controle van rechtmatige aanwezigheid.
4 E-mailnieuwsbrieven
Geïnteresseerden kunnen zich middels een e-mailadres en eventueel toegevoegde naam abonneren op een van de e-mailnieuwsbrieven van de Gruitpoort. Inschrijving vindt altijd plaats op verzoek. Elke mailing bevat een uitschrijflink. In voorkomende gevallen maken we geanonimiseerd gebruik van leesgegevens (openingspercentage, leesdiepte, leestijd) ter verbetering van het afgenomen product.
5 Beeldmateriaal
Foto’s van personen worden per heden altijd gemaakt met schriftelijke toestemming van de geportretteerde door door de Gruitpoort aangewezen fotografen en uitsluitend gebruikt binnen de context van bij de toestemming omschreven communicatie-uitingen van de Gruitpoort. Dit gebeurt bij meerderjarigen middels een handtekeningenlijst bij het vervaardigen van het beeldmateriaal. Bij minderjarigen en anderszins onbevoegden zal toestemming zoveel mogelijk vooraf (via e-mail) worden gevraagd. Indien nodig zal achteraf toestemming worden gevraagd. Scans van de toestemmingsformulieren en mails worden bewaard in de map waarin ook de foto’s staan. Uiteraard worden er geen vervaardigde gegevens openbaar gemaakt zonder toestemming. Bij uitblijven van reactie achteraf wordt beeldmateriaal vervaardigd zonder toestemming vernietigt na 6 weken.
6 Cameratoezicht
In de Gruitpoort is sprake van geautomatiseerd cameratoezicht ter beveiliging. Indien er geen incidenten zijn worden de beelden na 4 weken onbekeken vernietigd door middel van automatische overschrijving van de data. Bij (vermeende) diefstal en/of geweldsincidenten worden de gegevens van de betroffen periode bekeken in aanwezigheid van de privacyfunctionaris en/of directeur-bestuurder en indien daar aanleiding toe is bewaard tot aan de overdracht aan politie of andere autoriteiten ter ondersteuning van een aangifte. Van het bekijken van de camerabeelden wordt altijd melding gemaakt in het Incidentenlogboek Privacy.
7 Koppeling van bestanden
De diverse gegevensbestanden van de Gruitpoort: ticket- en cursusadministratie, online betaalmodule, nieuwsbrieven, relatiemanagement, mailverkeer, beeldarchief, cameratoezicht en personeelsadministratie zijn losse bestanden en worden niet gekoppeld aan elkaar of aan externe bestanden (bijvoorbeeld social-mediapartners).
8 Toegang tot de gegevens
De gegevens zijn onder geheimhouding toegankelijk voor de daartoe aangewezen administratieve medewerkers van de Gruitpoort en om technische redenen bij calamiteiten en onderhoud voor medewerkers van onze gegevensverwerkende partners/softwareleveranciers en beveiligd conform het beleid van onze gegevensverwerkende partners (zie ook punt 9). Genoemde medewerkers zijn op de hoogte van dit privacystatement en geïnstrueerd in het bij de aard van de gegevens behorende gedrag. Wachtwoorden worden conform het ICT beleid van ICT uitvoerder gemeente Doetinchem gevoerd, waarbij het systeemwachtwoord iedere 8 weken wordt aangepast en wordt uitgelogd indien het werkstation wordt verlaten. Papieren archieven zijn afgesloten geplaatst en alleen toegankelijk voor de onder punt 9 genoemde medewerkers. Indien van toepassing worden uitgeprinte persoonsgegevens vernietigd middels een versnipperaar. We zullen persoonsgegevens alleen vrijgeven als dit een wettelijke verplichting is en/of om gevolg te geven aan een gerechtelijke procedure, gerechtelijk bevel of juridische procedure.
9 Gegevens- en bestandsoorten en verwerkers
|
Administratiesoort |
Soort persoonsgegevens |
Externe |
Toegankelijk voor |
|
Cursusadministratie |
NAW Gegevens Emailadres |
Delcom |
Medewerker Front & Backoffice Accountant |
|
Beeldarchief |
Foto's van activiteiten Toestemmingslijsten |
|
Stafmedewerkers |
|
Personeelsadministratie |
NAW Gegevens Contractgegevens |
Vitacon |
Medewerker financiën en P&O Accountant |
|
Sollicitaties |
NAW Gegevens Emailadres |
|
Receptiemedewerkers |
|
Relatiebeheer |
NAW Gegevens Emailadres |
Perfectview |
Medewerker Front & Backoffice Medewerker Financiën en P&O Accountant |
|
Financiële Administratie |
NAW Gegevens |
Exact Online |
Financieel Medewerker Accountant |
|
Nieuwsbrieven |
Naam, mailadres |
Be Site |
Receptiemedewerkers |
|
Cameratoezicht |
videobeelden |
|
Beheerder ICT privacy-functionaris en directeur-bestuurder? |
|
Emailcommunicatie |
|
Gemeente Doetinchem |
Stafmedewerkers |
|
Wifi Toestemming |
IP Adres |
JML |
Beheerder ICT |
10 Inzage, vernietiging en verwijdering van persoonsgegevens.
Op verzoek zal Gruitpoort u inzage geven in uw gegevens, verbeteren wij deze op uw aanwijzing, en verwijderen (dan wel anonimiseren, bijvoorbeeld omdat financiële transacties een langere bewaartermijn kennen) we ze uit onze bestanden. Bestanden waarvoor geen toestemming (meer) is worden binnen een periode van 5 werkdagen vernietigd. Alle overige gegevens worden 2 jaar na beëindiging van de uitvoering van de laatste overeenkomst verwijderd dan wel geanonimiseerd tenzij langere wettelijke bewaartermijnen gelden. Bij volledige anonimiteit zijn betalingen op afstand en/of in termijnen niet mogelijk. Daarnaast kan het, bij voorbeeld bij uitval van bijeenkomsten, voorkomen dat we personen waarvan we minder gegevens bezitten niet tijdig kunnen bereiken.
11 Zelfroosterende vrijwilligersgroepen
Van oudsher werkt de Gruitpoort met een aantal zelfroosterende vrijwilligersgroepen. Zij delen in voorkomende gevallen onderling persoonsgegevens ten behoeve van onder andere roostering en onderlinge vervanging. Het staat vrijwilligers vrij om persoonsgegevens op deze wijze met elkaar te delen en het is geen voorwaarde voor het vrijwilligerschap. De gegevens worden niet vanuit de Gruitpoort uitgegeven of gedeeld. Betrokken vrijwilligers moeten zich bewust zijn dat het onderling delen van gegevens minder waarborgen met zich mee brengt dan gegevens die aan de Gruitpoort zijn toevertrouwd.
12 Privacyfunctionaris en klachten
Voor verdere informatie, opmerkingen, meldingen of een klacht over dit privacystatement en onze omgang met persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de aangewezen privacyfunctionaris John von der Linden via communicatie@gruitpoort.nl of, bijvoorbeeld indien het klachten of opmerkingen aangaande (het functioneren van) de privacyfunctionaris betreft, met de directeur-bestuurder Ester van de Haar via directie@gruitpoort.nl of via het postadres. U kunt ook tijdens kantooruren bellen met de Gruitpoort of langskomen aan de balie en vragen naar de door u gewenste personen. Meldingen en datalekken worden door de privacyfunctionaris bijgehouden in het Incidentenlogboek Privacy. Blijft u ook na een eventuele klachtafhandeling ontevreden over onze omgang met persoonsgegevens kunt u contact opnemen met de toezichthouder Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
13 Contactgegevens
U kunt Gruitpoort bereiken op de volgende wijzen:
Hofstraat 2 7001 CD Doetinchem, 0314-340943, info@gruitpoort.nl, www.gruitpoort.nl.
