Hoe kom je aan publiek?

 

Hoe breng je jezelf of je organisatie over het voetlicht? Een publiek bereiken gaat niet vanzelf. Hoe zorg je voor publiek en nieuwe leden en hoe promoot je je organisatie? Een publiciteitsplan helpt je daarbij.

PUBLICITEITSPLAN

Een publiek bereiken gaat niet vanzelf. Je moet het publiek laten weten dat jouw project bestaat én dat het de moeite waard is om te komen kijken of luisteren. Stel daarom een publiciteitsplan op met de volgende onderwerpen.

1 Publiciteitsdoelen

Doelen kunnen zijn

  • het promoten van je aanbod (minimaal veertig bezoekers bij de opening van de expositie),
  • het vergroten van naamsbekendheid of versterken van het imago (meer naamsbekendheid in de regio Montferland) of
  • het werven van nieuwe leden (twee nieuwe tenoren).

2 Doelgroep

Wie wil je bereiken met je project? Bestaand publiek, nieuwe groepen? Uit welke regio? Wat weet je van de doelgroep?

3 Boodschap

Wat moeten mensen echt weten over jouw project? Wat ga je straks vertellen op het affiche of in het persbericht? Wees helder en duidelijk. Gebruik één (krachtige) boodschap!

4 Middelen

Met welke middelen ga je je doelgroep bereiken? Bijvoorbeeld

  • Advertenties
  • persberichten
  • opname in culturele agenda’s (van het SAK!)
  • Flyers en affiches
  • E-flyers
  • Social media
  • huis-aan-huis folder
  • Interview krant / radio
  • Ingezonden brief
  • Persoonlijk onderhouden van contacten (telefonisch / afspraken)
  • Uitbrengen jaarbericht

5 Kanalen

Welke kranten, websites of televisieprogramma’s wil je gaan gebruiken om je project onder de aandacht te brengen? De keuze hangt van je doelgroep af. Jongeren bereik je waarschijnlijk beter via websites en sociale netwerksites, zoals Facebook of Hyves. Ook maakt het uit of je jouw kunstproject landelijk, regionaal of lokaal onder de aandacht wilt brengen.

6 Kosten

Maak een begroting van de kosten van de publiciteit. Je kunt gebruik maken van vrije publiciteit, die gratis is. Combineer vrije publiciteit slim met betaalde publiciteit, zoals advertenties waar je voor moet betalen. Ook zijn copyshops of drukkerijen soms bereid je te sponsoren: in ruil voor vermelding van het logo van het bedrijf, kun je gratis of goedkoper drukwerk krijgen. Durf te vragen naar de mogelijkheden!

7 Informatie bijhouden

Houd tijdens de productie een map bij, met alle informatie over het project. Zoals cv’s van de projectmedewerkers, foto’s van het repetitieproces, recensies, aankondigingen, technische details – zoals afmetingen - en het lichtplan. Deze map kun je gebruiken als pers, subsidiegevers of andere geïnteresseerden meer willen weten. Ook is het een handig naslagwerk bij de evaluatie van het project.

8 Planning/ draaiboek

Stel het publiciteitsplan ruim op tijd op, informeer naar de deadlines voor het indienen van persberichten of het plaatsen van berichten in culturele agenda’s en maak op tijd afspraken met de vormgever. Beslis wanneer je persberichten gaat schrijven en versturen, wanneer de flyer ontworpen en gedrukt moet zijn, in welke periode je deze het beste kunt verspreiden en maak ook tijd voor bijvoorbeeld het schrijven van een programmaboekje. Het is niet gek om al vier tot zes maanden voor je première of opening van start te gaan met het ontwerpen van een flyer. Dat betekent dat je publiciteitsplan dan al af moet zijn!

9 Taakverdeling

Besteed taken uit. Maak afspraken over wanneer taken af moeten zijn.

10 Evaluatie

Wat wilde je bereiken en is dat gelukt? Waarom wel en waarom niet? En: wat kan er de volgende keer beter?

PERSBERICHT

Algemene tips

  • Het persbericht moet actueel zijn en nieuwswaarde voor de lezers hebben. Houd in het achterhoofd wat de lezer wil weten.
  • Het persbericht moet de aandacht van de journalist vangen. Hij is immers degene die besluit het bericht te gebruiken.
  • Houd het persbericht kort (hooguit één A-4).
  • Kom in de eerste alinea tot de kern en schrijf de belangrijkste informatie in de eerste alinea’s (wie, wat, waar, wanneer). Bij plaatsgebrek worden soms laatste alinea’s weggelaten.
  • Plaats neutrale tussenkopjes boven de alinea’s zodat in een oogopslag duidelijk is wat de boodschap per alinea is.
  • Houd het bericht objectief en maak er geen reclametekst van.
  • Stuur eventueel een foto met fotobijschrift mee want een persbericht met foto krijgt meer aandacht! Vermeld dat de foto rechtenvrij is. Vermeld de naam van rechtmatige fotograaf.
  • Voeg in principe geen begeleidend schrijven toe aan het persbericht.
  • Als je de journalist kent, stuur het persbericht dan aan hem. Gebruik persoonlijke contacten!
  • Je kan een journalist uitnodigen om een kijkje te komen nemen bij repetitie of in je atelier. Zorg dan dat je een persmap met achtergrondinformatie over de organisatie en het project hebt.
  • Als je persbericht niet geplaatst is, kan je de redactie vragen waarom ze het bericht niet plaatsten. Was er iets mis mee? Van hun reactie kan je leren voor een volgende keer!

Schrijftips

  • Schrijf zakelijk, gebruik geen spreektaal of reclametekst.
  • Gebruik korte zinnen.
  • Schrijf in de tegenwoordige tijd.
  • Schrijf in de actieve vorm. Voorkom woorden als 'worden', 'kunnen' en 'zullen'.
  • Controleer de tekst op spelling- en taalfouten. Laat de tekst nog eens door iemand anders lezen.

Opbouw persbericht

  • [Afzender]
    Vermeld de organisatie of vereniging
  • [Plaats en datum]
    Geef de verzenddatum van het persbericht
  • [PERSBERICHT]
  • [Kop]
    Geef in duidelijke, ondubbelzinnige en neutrale woorden aan wat het onderwerp van het persbericht is. Schrijf de kop in telegramstijl zonder overbodige lidwoorden. Bij voorkeur staat er een werkwoord in.
  • [Inleiding]
    Vertel over het wie, wat, waar, wanneer en waarom. Vertel wie je bent of wat de naam van je groep is en welke mensen meewerken. Wat ga je doen, hoe heet het project? In welke plaats en ruimte vindt het plaats? Wat is de datum en tijd? Plaats de kern van het nieuws in de eerste zin en vat het hele nieuws in de eerste alinea samen; beschouw volgende alinea's als een toelichting.
  • [Kern]
    Geef in een paar alinea’s de achtergronden zoals het maakproces, de kunstenaar, de namen van de subsidiegever
  • [Samenvatting]
    Kaartreservering, prijs
  • [Noot voor de redactie]
    Vermeld naam en telefoonnummer van de contactpersoon. Vermeld dat dirigent, kunstenaar etc. bereid is een interview te geven of dat de journalist je atelier of een repetitie kan bezoeken. Stuur eventueel rechtenvrije foto’s mee (met naam van rechtmatige fotograaf) en vermeld je website.

AFFICHE EN FLYER

Een affiche of flyer is een bekend middel om je project onder de aandacht te brengen. Wanneer je zorgt voor een mooie vormgeving heb je kans dat jouw project opvalt. Houd de informatie op een affiche kort en duidelijk. Op een flyer kun je meer informatie kwijt, zoals namen van medewerkers of een speellijst.

Verspreiding

Maak een overzicht van plekken waar je het affiche en de flyer wilt verspreiden. Vraag altijd toestemming of je een affiche op mag hangen of flyers mag neerleggen. Denk bijvoorbeeld aan plekken als:
- bibliotheken;
- (hoge)scholen;
- culturele centra;
- supermarkten;
- kroegen;
- ramen van woningen aan de straatkant en
- plakplaatsen in de openbare ruimte.

Via de post kun je je flyer opsturen naar:
- vrienden;
- collega’s;
- familie;
- vrienden van de stichting of vereniging;
- donateurs;
- subsidiegevers;
- media (kranten, tijdschriften en televisiezenders);
- collega-kunstenaars en
- theaters en andere culturele instanties.

E-flyer

Het is bovendien handig om een flyer via email te verzenden aan jouw persoonlijke en professionele netwerk. Vraag je contacten of zij op hun beurt de flyer ook weer rond willen sturen. En vergeet niet de flyer op sociale netwerksites of andere sites te plaatsen.

WEBSITE

Je kunt voor je organisatie of voor het project een website bouwen. Ruil links: een collega-organisatie plaatst een link naar jouw website in ruil voor vermelding van de eigen link. Geef jouw project op voor culturele agenda’s op verschillende websites. Noem het project op sociale en professionele netwerksites als Facebook en Linkedin, laat het rondzingen op blogs, discussiefora enzovoort. Het internet biedt oneindig veel mogelijkheden, maar vergeet ook hier niet welke doelgroep je wilt bereiken.

SOCIALE MEDIA

Bedenk wat je doel is dat je met sociale media wilt bereiken. Wees selectief. Niet elk sociaal medium is geschikt om je doel te bereiken. Sociale media zijn vluchtig, maar vergen toch de nodige tijd en aandacht. Stel een plan op voor de inzet van sociale media, zodat je je contacten houdt en nieuwe aantrekt. Gebruik van sociale media is veelal gratis.  Hieronder een overzichtje van de meest voorkomende sociale media.

Linked-In
Linked-In is een zakelijk netwerk waarbij je anderen gebruik laat maken van je (zakelijke) netwerk. Je werkt met  een uitgebreid zakelijk profiel aan en kan berichten plaatsen.

Twitter
Twitter is een vluchtig medium waarop je korte berichtjes (tweets) plaatst  over de actualiteit. Opinieleiders hebben soms duizenden volgers. Je volgt mensen die interessant voor jou of je vereniging zijn.

Facebook
Facebook is gericht op communicatie binnen een vriendengroep met veel onderlinge interactie. Berichtgeving kan met berichten, foto’s of filmpjes. Het is uitermate geschikt om binnen de kring van (vrienden van) je vereniging te gebruiken.

VRIJE EN BETAALDE PUBLICITEIT

In een publiciteitsplan maak je onderscheid tussen een free publicity plan - vrije publiciteit - en een advertentieplan - betaalde publiciteit.

Free publicity plan

Free publicity is vrije publiciteit; gratis publiciteit voor jouw kunstproject. Naast mond-tot-mond reclame kun je proberen vrije publiciteit te sturen, bijvoorbeeld door een persbericht te verspreiden. Overigens heb je geen garantie dat de tekst die je opstuurt naar een krant ook daadwerkelijk geplaatst wordt.
Als je vaker kunstprojecten produceert, is het handig om goede contacten met de pers te onderhouden. Houd journalisten altijd op de hoogte van nieuwe voorstellingen en de laatste ontwikkelingen. Wees trots op je werk en vertel het rond! Je weet nooit waar het toe kan leiden. Mond-tot-mond reclame is de
beste reclame die men kan hebben.

Advertentieplan

Betaalde publiciteit wordt opgenomen in je advertentieplan. Je kunt ervoor kiezen te adverteren in kranten of tijdschriften. Neem contact op met de adverteer- of salesafdeling van de krant, het tijdschrift of de omroep en vraag naar de mogelijkheden, tarieven en criteria. Het is belangrijk dat een advertentie goed is opgemaakt. Zorg daarom dat iemand die goed kan werken met computerprogramma’s als Indesign of Photoshop de advertentie maakt. Wees je ook bij betaalde publiciteit bewust van je doelen en doelgroep. Een advertentie moet bijvoorbeeld niet overkomen als schreeuwerige reclame, maar als een aantrekkelijke aankondiging. Kun je geen ontwerper betalen dan zijn er vaak ook bij de adverteerder legio mogelijkheden tot (gratis) opmaak. Je bent immers een betalende klant. Zie verder http://www.vrijwilligerscentraledoetinchem.nl/

 

 

© Gruitpoort 2018 Design & concept: Frappant - Techniek & CMS: BeSite | Sitemap