Hoe organiseer je een expositie

ORGANISATIE VAN EXPOSITIE (met dank aan Berna Bonenkamp)

 

1. Aanleiding en onderwerp van expositie

Zoek uit of het onderwerp genoeg mogelijkheden biedt voor een expositie. Zoek achtergrondinformatie en praat met deskundigen en vraag je af of het onderwerp interessant genoeg is voor een expositie. Mogelijke onderwerpen zijn:

* Eigen werk

* Groepstentoonstelling

* Speciale landelijk of plaatselijke gebeurtenis

* Vraag van derden

2. Basisopzet

Hierin moeten de volgende punten aan de orde komen:

* afbakening van het thema/ idee, beschikbaar budget en/of eventuele
  wenselijke uitbreiding daarvan

* doelstelling van de tentoonstelling

* te benaderen publieksgroep(en)

* type tentoonstelling (educatief, publiekstrekker, pecialistententoonstelling, 
  esthetische tentoonstelling, recreatieve tentoonstelling of anders)

* datum en tijdsduur van expositie, tijdstip opening – catering.

3. Tentoonstellingsmiddelen

* Objecten, kies voor kwaliteit, bepaal het aantal objecten en denk na over
  diversiteit

* Ruimte, de grootte en keuze van de ruimte is erg belangrijk. Is er een
  routing nodig?

* Teksten, kies een stijl, lay out en wees bondig

* Hulpmaterialen als panelen, vitrines, lijsten, standaards

* Contextmateriaal om een omgeving rond de objecten te creëren

* Sfeermateriaal vooral gebruikt bij historische tentoonstellingen

* Verlichting voor sfeer en accenten

* Audiovisuele apparatuur voor informatie-overdacht

* Interactieve media voor actieve informatieverwerking

* Vormgeving/ routing ter ondersteuning van informatieoverdracht, het
   vasthouden en sturen van de aandacht. Onderscheid hoofd- en bijzaken.
   Is er een ‘begin’ en een ‘eind’ of is het een dwaaltentoonstelling? De
   vormgeving kan ook puur esthetisch zijn

* Educatieve projecten waarvan een tentoonstelling een onderdeel is. Dit
  biedt mogelijkheden tot verdere verdieping.

4. Tentoonstellingsconcept

Na het bepalen van de basis en de tentoonstellingsmiddelen kan je het tentoonstellingsconcept maken. Bepaal welke ideeën je wilt vormgeven in de tentoonstelling. En ook welke ideeën afvallen.

5. Draaiboek en kostenplanning

Welke middelen worden waar gebruikt, wie heeft welke taken, wanneer is het af, welke afstemming moet er zijn en wat zijn de kosten? Denk aan:

* Tentoonstellingsmiddelen (hulpmaterialen, teksten, verlichting etc.)

* Benaderen van sponsors

* PR

* Verzekering

6. Realisatie

Houd wijzigingen in het draaiboek bij.

7. Opbouw van de tentoonstelling

* Aanlevering van objecten

* Productie van tentoonstellingsmaterialen

* Plaatsing van tentoonstellingsmaterialen

* Bepaling van de routing

8. De opening

* Bepaal het moment (gelijk aan het begin of later)

* Bepaal de welke dag van de week

* Bepaal het tijdstip

* Catering

* Muzikale omlijsting

* Welkomswoord

* Bedanken van sponsoren en anderen die zich ingezet hebben

* Gastspreker (over de kunstenaar, of over het thema)

9. Extra inspanningen tijdens expositie

* Tijdens de tentoonstelling kunnen zaken beschadigen of kapot gaan. Ook
  kunnen er incorrectheden aan het licht komen. Houdt er rekening mee dat
  je tijdens de expositie nog aandacht moeten besteden aan de fysieke
  verzorging van een expositie

* Wil je extra service bieden als rondleiding, educatief project, lezingen,
  verkoop materialen?

* Aandacht aan publiek, pers, vrijwilligers of derden

10. Afwikkeling tentoonstelling

* Afbreken tentoonstelling

* Terugbezorgen tentoonstellingsmaterialen

* Financiële afwikkeling tentoonstellingskosten

* Bedanken participanten

* Herstel van eventuele schade aan objecten

* Evaluatie van de tentoonstelling, proces en analyseren van de reacties.

© Gruitpoort 2018 Design & concept: Frappant - Techniek & CMS: BeSite | Sitemap